Guía rápida para implantar SMETA en la industria alimentaria

¿Tu empresa alimentaria ha decidido auditarse bajo las directrices Smeta?, ¿necesitas conocimientos técnicos para desarrollar la documentación e implantarla la nueva versión Smeta 6.0 en tu empresa?, ¿por qué  auditarse  por SMETA?, ¿qué departamento de la empresa debe asumir la responsabilidad  ética de la empresa? Sigue leyendo para encontrar la respuesta.

Desde Ifyda Consultores te contamos los aspectos técnicos de una implantación bajo las directrices SMETA y su relación con estándares reconocidos por GFSI como IFS, BRC o FSSC 22000, con miles de implantaciones en las empresas del sector alimentario.

Qué es SMETA

SMETA es un método de auditoría que recopila las buenas prácticas en la técnica de auditoría ética, una de las implantaciones de RSC que más han crecido en la industria alimentaria, y es una metodología creada por los miembros de SEDEX para establecer un protocolo principal acordado que puede ser compartido con confianza.

Las siglas en español de SMETA significan “Auditoría de Comercio Ético de Miembros de Sedex” (por sus siglas en inglés, Sedex Members Ethical Trade Audit).

SMETA está diseñada para disminuir la duplicación de esfuerzos en la auditoría de comercio ético, en beneficio a los sectores minoristas, marcas de consumo y a sus proveedores de productos alimentarios o materias primas.

Al utilizar SMETA, un proveedor puede someterse a una auditoría y compartirla con múltiples clientes, en lugar de tener que realizar una auditoría específica para cada cliente, con los correspondientes costes asociados, tiempo y documentación exigida.

PUNTOS CLAVE de SMETA

  • El proveedor es dueño de sus propios datos.
  • El proveedor controla quién ve sus datos.
  • Las empresas miembros no pueden ver las otras cadenas de suministro.

Los documentos de SMETA están diseñados para que sean utilizados por auditores experimentados, formados en las prácticas actuales más establecidas.

La versión actual de SMETA es la versión 5.0, aunque en abril de 2017 se ha publicado la nueva versión SMETA 6.0, estando vigente la antigua versión Smeta 5.0 hasta el 31 de mayo de 2017.

La metodología SMETA utiliza el código acordado por la Iniciativa de Comercio Ético (ETI, por sus siglas en inglés) y la legislación local como herramienta de medición, y se deasarrolla en 4 módulos, 2 de caracter obligatorio y otros 2 de caracter voluntario:

  1. Salud y seguridad: perfil
  2. Estándares de trabajo o mano de obra
  3. Medio ambiente (opcional)
  4. Ética empresarial o comercial (opcional)

Novedades de la nueva versión SMETA 6.0

Sección 0.A de Derechos Humanos: Se ha dedicado una nueva sección a la gestión de los derechos humanos. La sección se centra en evaluar hasta qué punto las empresas y sus respectivos sitios comprenden y gestionan sus impactos en materia de derechos humanos. La sección no sólo se refiere a los derechos humanos de los trabajadores en el sitio, sino también a los relativos a las comunidades locales y otras partes interesadas.

  • Cada sección contiene ahora criterios de medición de buenos ejemplos, ofreciendo mayor visibilidad a las buenas prácticas que van más allá de los requisitos del código o de la ley.
  • La Sección 8 – Empleo Regular contiene un nuevo conjunto de criterios de medición relacionados con las prácticas de reclutamiento. El objetivo de estos nuevos criterios es proporcionar una mayor transparencia sobre la situación de los trabajadores de agencias y de los trabajadores contratados.
  • Revisión del Pilar ‘Ética Empresarial’. Mientras que en la versión 5.0 todo el potencial de mejora en este área se informó como observaciones en lugar de no conformidades, a partir de la versión 6.0 en adelante es posible informar de incumplimientos con respecto a la ética empresarial. La sección se centra en el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, así como en la prevención del fraude, el soborno y la corrupción.

Metodología para implantar SMETA

El auditor SMETA realiza la auditoría in situ en la empresa que lo ha solicitado, indicará las no conformidades, observaciones y las buenas prácticas que se realizan en la empresa alimentaria.

El Auditor revisará y evidenciará el sistema actual implantado en la empresa en materia de ética comercial, mano de obra, medio ambiente y perfil.

El auditor auditará qué políticas, procedimientos y prácticas existen realmente en la empresa o emplazamient, `para ello irá examinando, observando cada cláusula del código o directrices Smeta.

Si el auditor detecta no conformidades según la versión actual vigente, comprobará también si la empresa tiene implementado un sistema para vigilar las no conformidades y asegurar que se mueven hacia el cumplimiento de las conformidades de una forma gradual. Es importante que el auditor reciba esta información y pueda incorporarla en el informe.

En SMETA, el auditor deberá registrar las no conformidades, observaciones y buenas prácticas, pero también deberá prestar especial atención a la información verbal recogida en las entrevistas con la dirección y los órganos de gestión que le permitirá conocer  qué procesos y controles están implementados en la empresa y cuáles están en proceso. Estos datos deberían ser corroborados mediante el examen de las pruebas documentales junto con los directivos responsables correspondientes.

Por esta operativa, SMETA permitirá que, la dirección y el/los departamento/s asignado/s de la industria alimentaria,  puedan reexaminar sus propias prácticas y procedimientos, así como también les permite demostrar dónde se han aplicado mejoras en su método de gestión.

A modo de ejemplo:

  • ¿Existen políticas? y si es así ¿Cuáles son?.
  • ¿Qué procedimientos ya están en marcha?
  • ¿Qué prácticas se llevan a cabo y quienes son responsables?
  • ¿Qué comunicación y formación se lleva a cabo para asegurar que el personal son conscientes de las políticas y son capaces de realizar correctamente los procedimientos?

Todos estos criterios de medición se basan en el Código Base de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI), pero se pueden incorporar  otros códigos de conducta. El Código Base ETI se basa en las normas internacionales de la OIT por lo tanto, las convenciones y esta guía deberían estar de acuerdo con la mayoría de los códigos y normas actualmente en uso.

Además, para SMETA hay otras áreas temáticas como la Gestión de Sistemas, Derecho al Trabajo, Subcontratación y el trabajo a domicilio, el Medio Ambiente y Ética Empresarial. Estos han sido desarrollados por un proceso de consulta entre los miembros y las partes interesadas externas.

A modo de ejemplo en relación con el bloque mano de obra, las cláusulas de las directrices Smeta recogen:

Sistemas Actuales y evidencias examinadas:

El auditor examina las políticas y procedimientos escritos en colaboración con los gestores pertinentes, para comprender y registrar los controles y procesos que se encuentran actualmente en el lugar de trabajo para confirmar que el empleo se elige libremente.

En esta sección, el auditor también comprueba si el sitio conoce y está al día con: las leyes locales pertinentes, el Código de Base de ETI y los estándares requeridos, como por ejemplo:

  • ¿Cómo son los trabajadores contratados – detalles del registro de esta sección – son Agencias de colocación ETT/ Proveedores de Trabajadores utilizados y si también lo son tanto locales como de otra región / país?
  • ¿La empresa lleva controles de los procedimientos de contratación de cualquier agencia laboral utilizada?
  • ¿Cómo renuncia a un trabajador y si lo avisa previamente como indica la legislación del país?
  • ¿Hay un fondo de préstamos y cómo se gestiona?
  • ¿La empresa tiene una política sobre, por ejemplo, el uso de trabajadores penitenciarios?
  • En los países donde es un requisito legal retener los documentos de trabajadores emigrantes, ¿Pueden los trabajadores tener acceso a sus documentos si es necesario?
  • ¿Hay alguna prueba documental de estas prácticas? y si es así ¿cuáles son? El auditor debe registrará los detalles en este punto del estándar.

Criterios de Medición

El auditor controla e informa sobre:

1.1 Contratos:

  • ¿Todos los trabajadores tienen un contrato de trabajo que detalla sus derechos y obligaciones, así como procedimientos de avisos y quejas?
  • ¿Está el contrato redactado en un idioma comprensible para los trabajadores?
  • ¿Todos los trabajadores tienen una copia firmada de su contrato?
  • ¿Pueden los trabajadores voluntariamente dejar su empleo después de un plazo razonable?
  • ¿Existen cláusulas en los contratos que restringirían a los trabajadores dejar el trabajo?
  • ¿Existen arreglos financieros, por ejemplo, préstamos que tiendan a limitar que los trabajadores puedan dejar el trabajo?
  • ¿Existen cláusulas en el contrato/descripción del trabajo de los guardias de seguridad que les permitan restringir los movimientos de los trabajadores?
  • ¿Son los trabajadores libres para salir al final de su turno y no sufrir sin razón retrasos irrazonables? por ejemplo, a causa de los controles de seguridad.
  • ¿Son los trabajadores la libres de rechazar las horas extras? y si es así ¿cómo?

Quién debe asumir la implantación de las directrices SMETA

Es responsabilidad de la dirección de la empresa el cumplimiento de un código ético.

Los departamentos que suelen ser los responsables de verificar el cumplimiento de los requisitos SMETA son el departamento de Recursos Humanos o el departamento de Calidad.

Siempre será la dirección de la industria alimentaria la que decidirá cuál es el departamento más conveniente de encargarse de dicho cumplimento.

Desde Ifyda Consultores te podemos asesorar sobre cómo adaptar tu auditoría SMETA a la nueva versión 6.0 o a realizar una  implantación Inicial.

Llámamos y descubre nuestra experiencia técnica en implantaciones SMETA para SEDEX.