Cómo realizar el Informe de Revisión por Dirección para IFS, BRC e ISO 9001

El Informe de Revisión por Dirección es una potente herramienta de análisis  imprescindible en los sistemas de calidad y seguridad alimentaria. En este artículo veremos cómo redactar y qué contenidos debe incluir dicho Informe según las normas IFS, BRC E ISO 9001. 

Desde nuestra experiencia como auditores de tercera parte de normas de Calidad y Seguridad Alimentaria queremos ofrecerte las pautas a cumplir en el Informe de revisión del Sistema de Calidad por Dirección, que debe realizarse todos los años para renovar las normas IFS, BRC o ISO 9001, y responderemos a algunas de las preguntas más habituales:

  • ¿En qué puntos de la norma se obliga a realizar un Informe de Revisión por Dirección?
  • ¿Con qué frecuencia mínima hay que realizarlo?
  • ¿Qué contenidos debe tratar?
  • ¿Cómo redactarlo?

Comparativa del Informe de Revisión entre las normas IFS, BRC E ISO 9001

Norma IFS FOOD+IFS BROKER+IFS LOGISTICS

Bloque 1- RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

En IFS Food e IFS Logistics, se recoge en el requisito 1.4, y en IFS Broker, en el requisito 1.3, que indican que la Dirección debe asegurar que los sistemas de Gestión de la Calidad y la seguridad alimentaria son revisados como mínimo una vez al año o con más frecuencia si se realizan cambios.

Información Normas IFS

Norma BRC FOOD

Bloque 1- COMPROMISO DEL EQUIPO DIRECTIVO Y MEJORA CONTINUA

Cláusula 1.1.3 determina que: El equipo directivo deberá realizar reuniones de revisión en materia de gestión. Las reuniones deberán celebrarse a intervalos planificados, como mínimo una vez al año, con el fin de evaluar el rendimiento del emplazamiento en relación con la Norma y los objetivos estipulados en la cláusula 1.1.2.

Información Normas BRC

ISO 9001:2015

En el punto 9.3. se indica que la alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.

En el punto 9.3.2 se indican las entradas en el proceso Revisión por dirección y en el punto 9.3.3 las Salidas.

Información Norma ISO 9001

Contenidos mínimos a analizar en la Revisión por la Dirección 

Según el estándar IFS los contenidos mínimos que se deben tratar son:

  • Resultados de auditorías internas, de proveedores y de cliente.
  • Información de clientes.
  • Cumplimiento de procesos.
  • Conformidad de los productos fabricados o servicios que se realizan.
  • Estado de acciones preventivas y correctivas.
  • Acciones de seguimiento, derivadas de revisiones por la Dirección anteriores.
  • Cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad y Seguridad Alimentaria.
  • Acciones de mejora.

Según el estándar BRC los contenidos mínimos que se deben tratar son:

  • Revisiones previas de los planes de acción y sus plazos.
  • Resultados de las auditorías internas, de segundas y/o terceras partes.
  • Reclamaciones y comentarios de los clientes.
  • Los incidentes, las acciones correctivas, los resultados que no se ajusten a las especificaciones y los materiales no conformes.
  • La evaluación de la gestión del sistema APPCC, protección y autenticidad de los alimentos.
  • Necesidades de recursos.

Según la norma ISO 9001:2015 los contenidos mínimos que se deben tratar son:

  • Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas.
  • Los cambios en las cuestiones externas e internas que afecten al Sistema de Gestión de la Calidad.
  • Información sobre el desempeño y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, incluidas las tendencias relativas a:
  • Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas.
  • El grado en que se han logrado los objetivos.
  • El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.
  • Las no conformidades y acciones correctivas.
  • Los resultados de seguimiento y medición.
  • Los resultados de las auditorías.
  • El desempeño de los proveedores externos.
  • La adecuación de los recursos.
  • La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.
  • Las oportunidades de mejora.

Ejemplo de índice de Informe de Revisión por la Dirección

A modo de ejemplo, desde Ifyda Consultores incluimos un índice a desarrollar para plasmar las conclusiones de la Revisión por la Dirección:

POLÍTICA DE CALIDAD

  • Se debe indicar que se ha revisado la Política de Calidad de la empresa, fecha, revisión y si ha sufrido cambios respecto al año anterior.
  • Indicar que todo el personal de la empresa la tiene suficientemente asimilada y cumplen con la misma.

 ANÁLISIS DE OBJETIVOS ANUALES Y SUS CONCLUSIONES, A FECHA DE LA REUNIÓN:

  • Indicar quién es el personal implicado en establecer los objetivos de calidad para el año siguiente,  así como las acciones de mejora que se van a establecer para principios de año, con el fin de conseguir su consecución a final de año.

TODOS LOS AÑOS HAY QUE REALIZAR REVISIÓN DE:

  • Sistema APPCC: Prerrequisitos y Plan APPCC. Se debe especificar que se ha revisado del APPCC, sigue igual o se ha modificado, indicando cuándo se hizo y firma de quién lo realizó.  Por ejemplo, se puede realizar un cambio o añadir un punto XXX, como consecuencia de una no conformidad de una auditoría de cliente.
  • Food Defense: Decir que se ha realizado como verificación del sistema anual y realización del simulacro anual Food Defense.
  • Fraude alimentario: Decir si afecta o no a la empresa, por el origen de sus materias primas.
  • Comentar las altas o bajas de proveedores de materia prima, material auxiliar y de servicios, indicando el motivo. Cuántos proveedores hay nuevos, y evaluación en base al riesgo y análisis de peligros.

AUDITORÍAS INTERNAS

  • Indicar las Auditorías internas. Resultados y cuáles son las no conformidades.
  • Indicar las Auditorías externas que ha tenido la empresa, por parte d ela Administración, clientes, proveedores. Resultados y cuáles son las no conformidades.

RETROALIMENTACIÓN DEL  CLIENTE

  • Analizar las Reclamaciones de clientes. Se debe describir el origen de las reclamaciones, la medida correctora adoptada y  la acción correctiva implantada para que no vuelva a ocurrir.
  • Si no hay reclamaciones por cuerpos extraños se debe indicar.
  • La norma establece que la empresa tenga un método o sistema eficaz de extraer la información de los clientes, que puede ser:
    • Cuestionario de satisfacción.
    • Auditoría de proveedor.
    • El comercial pregunta a los clientes y redacta un resumen de los resultados extraídos y se lo presenta de forma mensual al responsable de calidad.
    • Realizar una jornada para clientes.
    • Etc.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

Analizar los diferentes procesos, indicando una breve descripción de cada departamento explicando su funcionamiento, personal implicado si es suficiente o no, indicar las no conformidades producidas, etc.

  1. Proceso de producción
  2. Proceso de compras
  3. Proceso de Ventas
  4. Proceso de mantenimiento

NO CONFORMIDADES

  • Indicar las No conformidades en suministros
  • Indicar las No conformidades generadas por producto en curso y terminado no conforme.

INCIDENTES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Se redacta un resumen de las no conformidades que se han producido a lo largo del año, describiendo la causa raíz del problema.

SEGUIMIENTO DE NECESIDADES DE RECURSOS.

Indicar si se han realizado compra de nueva maquinaria, obras de infraestructura, contratación de nuevo personal, formación, ambiente para la operación de los procesos,

INDICAR CONCLUSIONES FINALES DE LA REVISIÓN POR DIRECCIÓN.

 

Los INFORMES DE REVISION por la Dirección son una exigencia de las principales normas de calidad y seguridad alimentaria. Si precisa ayuda experta del equipo de Ifyda Consultores, especializados en IFS, BRC e ISO 9001, contáctenos o SOLICITE una CONSULTA EXTERNA de Valoración.