Cómo realizar auditorías a proveedores de mi empresa alimentaria

Qué son las auditorías a proveedores de la industria alimentaria, para qué sirven y cómo se realizan los procesos de aprobación y seguimiento, son algunos de los temas que desarrollaremos hoy en nuestro blog.

¿Para qué sirven las auditorías a proveedores?

Los procesos de auditorías a proveedores se emplean para luchar contra el fraude alimentario, y garantizar la SEGURIDAD, AUTENTICIDAD, LEGALIDAD y CALIDAD del producto final que comercializa la empresa del sector alimentario, e incluye desde proveedores de materias primas hasta proveedores de envases.

Las ventajas de realizar la aprobación y seguimiento a tus proveedores son:

  • Disuadir prácticas fraudulentas o evitar las prácticas inadecuadas de tus proveedores que puedan comprometer posteriormente el producto que tu empresa alimentaria comercializa.
  • Aplicar una metodología de trabajo que te ayudará al control y posterior homologación de proveedores, antes de su contratación.
  • Realizar un seguimiento continuo de los proveedores de materias primas.
  • Cumplir con los requisitos de normas de Calidad, como BRC e IFS Food.

Si tu empresa está certificada en alguna norma de seguridad alimentaria como IFS Food o BRC, auditar a tus proveedores es una pauta imprescindible tanto del proceso de certificación inicial como el de renovación, tal como se recoge en los siguientes requisitos:

  • En BRC V7 requisito 3.5– obliga a la empresa a disponer de un sistema efectivo de aprobación y seguimiento de proveedores.

BRC v6

  • En IFS V6 requisito 5.6– Determina que la empresa tomará medidas para asegurar la calidad del producto que comercializa, incluyendo adulteración y fraude alimentario.

IFS food 6

¿Cómo se realizan las auditorías a proveedores?

Desde Ifyda Consultores, te indicamos los métodos aplicables para realizar la aprobación y seguimiento a tus proveedores, y así también cumplir con los nuevos requisitos exigidos por las administraciones públicas en la lucha contra el fraude alimentario. Será el equipo de APPCC el que determinará cuál es el método de control y seguimiento más conveniente, teniendo en cuenta la fiabilidad y el coste del mismo.

El seguimiento de un proveedor se puede realizar mediante uno o una combinación de varios de los siguientes métodos:

1.ENVÍO DE CUESTIONARIOS

Consiste en enviar un cuestionario específico a todos los proveedores de nuestra cadena alimentaria para su cumplimentación y en revisar sus respuestas.

Ventajas: Es la solución más económica y sencilla, ya que el tiempo necesario para su realización se centra en el envío y en la revisión posterior de las respuestas enviadas por el proveedor.

Inconvenientes: Su principal inconvenientes su baja fiabilidad, ya que no se puede comprobar la veracidad de las respuestas recibidas a los cuestionarios, y por tanto no sabemos si la información que nos envía el proveedor es veraz.

2. AUDITORÍA SOBRE PAPELES O DOCUMENTACIÓN

Consiste en examinar la información generada por el proveedor para confrontar el resultado o la realización de una actividad documentada en registros con lo establecido en los documentos que se aplican en la homologación de proveedores.

Ventajas:

  • No deriva ningún coste económico directo.
  • El proveedor envía toda la documentación para ser revisada.

Inconvenientes:

  • Hay que invertir tiempo en comprobar la coherencia y veracidad de los documentos facilitados por el proveedor.
  • El proveedor puede falsificar o remitir parte de la información.
  • No todas las actividades están registradas de forma escrita y por tanto, no se podrían controlar todos los procesos.

3. AUDITORÍA IN SITU AVISADA O ANUNCIADA

Consiste en revisar, previa concertación de hora y día, todos los procesos que afecten al aprovisionamiento de materias primas directamente en la sede o sedes del proveedor.

Este sistema se puede llevar a cabo por personal interno perteneciente al equipo de calidad de la empresa, o con la contratación de una consultora externa que realice dichas auditorías con la supervisión de la empresa, como Ifyda Consultores especializada en el sector alimentario y agrario.

Ventajas:

  • Se realiza la auditoría sin intermediación, de forma rápida, directa y fiable.
  • Durante la auditoría el responsable de Calidad del proveedor atiende en todo momento al auditor para resolver cualquier duda.

Inconvenientes:

  • Como el proveedor conoce de antemano el día de la auditoría, puede prepararla y puede que lo que el cliente vea ese día no sea representativo del funcionamiento habitual de aquella instalación o que el proveedor haya retocado la documentación solicitada en la auditoria.
  • Los costes de desplazamientos y del personal que realiza las auditorías corre a cargo de la empresa, no del proveedor, y pueden elevarse considerablemente dependiendo del volumen y ubicación de los proveedores.

4. AUDITORÍA IN SITU SIN AVISAR 

Al igual que la auditoría anterior, se realiza visitando las instalaciones del proveedor pero sin previo aviso. También se puede llevar a cabo por personal de calidad de la empresa o por una consultora externa contratada y autorizada por el cliente.

Ventajas:

  • El proveedor no se espera la visita del cliente con lo cual se podrá observar el funcionamiento de un día cualquiera, y por lo tanto, lo que se observe será representativo del funcionamiento habitual de la instalación.

Inconvenientes:

  • Se puede crear una atmósfera de desconfianza entre proveedor y la empresa agroalimentaria que puede empañar las relaciones comerciales.
  • Los costes de desplazamientos y personal, propio o externo, pueden elevarse considerablemente según el número de proveedores o sus localizaciones.

5.EXIGENCIA DE CERTIFICACIONES A TUS PROVEEDORES

Una medida en alza es exigir a tu red de proveedores que obtengan alguna de las certificaciones de proveedores reconocidas en el mercado, evitando de esta forma tener que realizar esta tarea internamente.

Ventajas:

  • Es una medida ofrece independencia, fiabilidad, y se puede solicitar al proveedor que se certifique en caso de no estarlo asumiendo éste los costes.
  • Supone un ahorro al no tener que asumir los coste de la realización periódica de auditorías.
  • Es una garantía adicional que exigen algunas cadenas de distribución y mayoristas como método de garantizar las medidas contra el fraude alimentario en toda la cadena de producción.

Inconvenientes:

  • Deben tenerse en cuenta el organismo certificador y el alcance de la certificación, que debe cubrir el producto fabricado.
  • Los costes de esta certificación que podría repercutir en el precio de las materias primas.

Uno de estos certificados es SEDEX, plataforma de registro para proveedores, y para el que Ifyda Consultores ofrece servicio de consultoría para la elaboración de toda la documentación necesaria para obtener dicha certificación. 

6. REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS DE NUESTROS PROVEEDORES A SUS PROVEEDORES

Otro de los métodos consiste en exigir a nuestro proveedor que conozca y realice auditorías a sus propios proveedores, y garantice el cumplimiento de las normativas y requisitos de las normas que tengamos implantadas en nuestra industria alimentaria.

Ventajas:

  • La empresa delega esta tarea a sus proveedores directos, sin costes añadidos y sin asignar personal a ello.

Inconvenientes:

  • No se conoce de primera mano los resultados de las auditorías que podrian estar manipulados.
  • Exige confiar aspectos claves de nuestro negocio, como las certificaciones o marcas de calidad, en nuestros proveedores, lo que supone un gran nivel de confianza.

En conclusión, si tu industria alimentaria no realiza de forma correcta el seguimiento de proveedores, tal y cómo exigen los requisitos indicados en BRC y IFS Food, los análisis de vulnerabilidades a nivel de Auditorías a Proveedores será ALTA, y como resultado final el perfil del Riesgo (Relación Vulnerabilidad y Gravedad de la ocurrencia o impacto) será CRÍTICO y , como consecuencia el resultado en la auditoría de la empresa certificadora del sello de calidad será una NO CONFORMIDAD.

En Ifyda Consultores asesoramos a la industria alimentaria en la realización de las auditorías a proveedores y en las exigencias de las normas BRC e IFS Food.

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