Cómo diseñar un sistema de trazabilidad válido para IFS y BRC (I)

¿Qué incluye un Sistema de trazabilidad en la industria alimentaria?, ¿Qué requisitos exigen las normas BRC e IFS en materia de trazabilidad?, ¿Cuáles son los pasos para implantar un Sistema de trazabilidad válido para IFS y BRC?

Desde Ifyda Consultores te contamos los aspectos técnicos a tener en cuenta en la implantación de un Sistema de Trazabilidad en la Industria Alimentaria y su relación con las normas BRC e IFS y las diferentes fases para su implantación, que se irá desarrollando en diferentes artículos:

Definición de Trazabilidad

Definimos TRAZABILIDAD como la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, pienso, animal destinado a la producción de alimentos, o sustancia destinada a ser incorporadas en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo.

El Reglamento 178/2002, por el que se establecen los principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria, determina que:

  • La empresa asegura que el público y otras partes interesadas reciben una información rápida, fiable, objetiva y comprensible en materia de seguridad alimentaria.
  • Las empresas deben contar con mecanismos que aseguren que se puede rastrear todas las etapas por las que pasa un alimento o producto alimenticio hasta llegar al consumidor.

La rastreabilidad se puede establecer a tres niveles:

  1. Hacia los proveedores de materias primas y productos auxiliares. Se denomina trazabilidad hacia atrás.
  2. Dentro de la propia industria (proceso de producción). Se denomina trazabilidad interna.
  3. Hacia los clientes. Se denomina trazabilidad hacia adelante.

 

Ventajas de la trazabilidad

  • Sirve de hilo de unión entre los diversos sistemas de APPCC a los que puede estar sometido un alimento desde su recolección/cría hasta llegar al consumidor final.
  • Ante un problema permite localizar donde se ha producido la desviación no corregida y corregirla, conocer los lotes afectados, tener localizados dichos lotes y así poder actuar sobre ellos en caso necesario.
  • Permitir la libre circulación intracomunitaria y extracomunitaria de alimentos seguros y saludables.

La normativa de Trazabilidad entró en vigor a través de la publicación del reglamento 178/2002 y a partir del 1 de enero de 2005 comenzó a aplicarse de forma obligatoria.

Fases para una correcta implantación del Sistema de Trazabilidad

  1. Estudiar los sistemas de archivo previos.
  2. Consultar con proveedores y clientes.
  3. Definir ámbito de aplicación.
  4. Definir criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad.
  5. Establecer registros y documentación necesaria.
  6. Establecer mecanismos de validación/verificación por parte de la empresa.
  7. Establecer mecanismos de comunicación Inter.-empresas.
  8. Establecer procedimientos para la localización, inmovilización y, en su caso, retirada de productos.

Profundicemos cómo desarrollar cada una de estas fases:

1-Estudiar los sistemas de archivo previos

El primer paso consiste en analizar detenidamente los procedimientos de archivo que emplea actualmente la empresa, su contenido y sistemática, para evaluar si con ellos se cumple el objetivo de trazabilidad.

Según las conclusiones del análisis, se determinarám las acciones a TENDREMOS que determinar y plantearnos:

  • La empresa ya está realizando todo lo necesario para garantizar la trazabilidad.
  • Hay que adaptar nuevos archivos a los procedimientos existentes.
  • La empresa no ha adoptado ningún sistema de trazabilidad.

2 -Consultar con proveedores y clientes

Previa a la implantación del sistema es recomendable:

  • Consultar con proveedores y clientes.
  • Pedir consejo a otras partes implicadas: consultoras de calidad, auditores de calidad, inspectores de Sanidad…
  • Solicitar los registros de proveedores y clientes, ya que estos han de ser coherentes y acordes entre operadores.
  • Informarse de si existen recomendaciones o guías voluntarias de trazabilidad para la empresa del sector.

3- Definir ámbito de aplicación

trazabilidad-fasesDependiendo de la actividad dentro de la cadena alimentaria, el sistema puede necesitar de:

  • TRAZABILIDAD HACIA ATRÁS: Trazabilidad de cuáles son los productos que entran en la empresa y quiénes son los proveedores de esos productos.
  • TRAZABILIDAD INTERNA O TRAZABILIDAD DE PROCESO: Trazabilidad de los productos dentro de la empresa (independientemente de si se producen o no nuevos productos).
  • TRAZABILIDAD HACIA DELANTE: Trazabilidad de los productos preparados para la expedición y del cliente inmediato al que se le entregan.

 

Trazabilidad hacia atrás

El sistema se centra en RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS alimenticios y/o materias primas empleadas en el proceso de producción. La información que conviene registrar es:

  • De quién se reciben los productos: es decir define el origen de los productos (no el propietario de la marca), así como los detalles del contrato. Deberá registrarse la forma de contactar con el proveedor (nombre, dirección y teléfono) las 24 horas en caso de que se produzcan incidencias.
  • Qué productos se han recibido exactamente: Deberá registrarse el número de lote y/o número de identificación de las agrupaciones de los productos que entran en la empresa. Para ello, puede ser suficiente con registrar el ALBARÁN o documento de acompañamiento comercial, y/o FACTURA, siempre que estos documentos faciliten datos concretos y suficientes sobre la identidad del producto.
  • Cuándo: registrar la fecha en la que se recibieron los productos.
  • Qué se hizo con los productos cuándo se recibieron: por ejemplo: almacenarlos en el almacén X, mezclarlos con los productos del proveedor Z, etc.

Trazabilidad interna o de proceso

Su objetivo es relacionar los productos fabricados en la industria, las operaciones o procesos que estos han seguido, y los productos finales que se comercializan.

La información que conviene registrar es un Sistema de Trazabilidad Interna o de Proceso son:

  • Cuándo los productos se dividan, cambien o mezclen, conviene generar registros de esas actividades. 
  • Qué es lo que se crea:
  1. Identificación de los productos intermedios durante la actividad realizada.
  1. Identificación mediante el código o información que corresponda del producto final que se entrega al cliente como lote u otra forma de agrupación. Este código debe acompañar al producto en el momento de la entrega.
  • A partir de que se crea: piensos, alimentos, sustancias y todo producto incorporado con los propios registros de la recepción, incluyendo los números de lotes u otro sistema de identificación de la agrupación, si procede. Los registros de control de stoks podrán ser suficientes para ello.
  • Cómo se crea: debemos identificar todas las operaciones a las que ha sido sometido el producto (transformación, elaboración, almacenaje, división…).
  • Cuándo: registrar la fecha u hora en la que se produjo la modificación .
  • Identificación del producto final.

Trazabilidad hacia adelante

Este sistema de trazabilidad responde a quién se entregan los productos. A partir de este punto los productos quedan fuera del control de la empresa.

La información que conviene registrar en el Sistema de Trazabilidad hacia Adelante es:

  • A quién se le entrega el producto fabricado: La empresa o responsable de la recepción física del producto. Es conveniente registrar también los detalles del contrato. Conviene tener registrada una forma de contactar con el cliente las 24 horas (nombre, dirección y teléfono, e-mail), en caso de que se detecten incidencias. Podría también ser conveniente tener identificada (y registrarlo) la persona a quien se entrega el producto.
  • Qué se ha vendido exactamente: Para ello debe ofrecerse al cliente la información sobre trazabilidad de la forma más clara posible, y facilitar que el cliente relacione la identificación y cualquier otra información del producto que se entrega con su propio sistema de registros. Entregar albaranes o documentos de acompañamiento junto con la orden de compra de los clientes puede ser todo lo necesario.
  • Cuándo: Guardar la fecha en la que los productos se recepcionaron puede ser importante como medio de identificación.
  • Medio de transporte: Los datos de transporte que se consideren indispensables para garantizar la trazabilidad (por ejemplo, transportista, matrícula del vehículo o contenedor, temperatura de transporte, etc).
  • Empresas de distribución a consumidor final: Merece la pena destacar que como el Reglamento obliga a identificar a las “empresas a las que se hayan suministrado sus productos”, para el sector distribuidor la obligación de trazabilidad finaliza en la última entidad económica legal responsable antes del consumidor final.
  • Industria alimentaria a consumidor final: Si una empresa entrega productos directamente al consumidor final no es necesario el mantenimiento de registros detallados de cada uno de los clientes individuales, aunque si es útil mantener registros de que se vendió exactamente y cuándo. Sin embargo, si se tiene conocimiento de que algunos clientes compran alimentos para utilizarlos en sus propios negocios, caso muy frecuente con la restauración colectiva, convendría mantener registros separados de estas ventas.

En nuestro proxmo artículo para el blog seguiremos definiendo las siguientes fases para la implantación de un Sistema de Trazabilidad en la industria alimentaria.

Cláusulas de BRC FOOD relacionadas con la implantación del Sistema de Trazabilidad

Los requisitos exigidos por la Norma BRC FOOD incluyen una serie de cláusulas específicas que deben incluirse en el Sistema de Trazablidad de la empresa para superar la auditoría de implantación BRC FOOD, como son:

CLÁUSULAREQUISITOS
3.5.1.2La empresa deberá disponer de un procedimiento documentado de aprobación y evaluación continua de proveedores que garantice que los proveedores de materias primas, incluyendo envases, gestionan de manera efectiva los posibles riesgos para la calidad y la seguridad de las materias primas y tienen implantados procesos de trazabilidad efectivos. El procedimiento de aprobación y seguimiento deberá estar basado en el control de riesgos o en una combinación de:
- Certificaciones (p. ej. las Normas Mundiales de BRC u otra Norma reconocida por la GFSI).
- Auditorías de proveedores con un alcance para incluir la seguridad del producto, la trazabilidad, la revisión APPCC y las buenas prácticas de fabricación, realizado por un auditor competente y experto en la seguridad del producto, o (únicamente para los proveedores asignados a la categoría de bajo riesgo) en cuestionarios de proveedores.
3.5.4.2La empresa deberá asegurarse de que las empresas subcontratadas han sido aprobadas y controladas tras obtener:
- Una certificación de la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria BRC u otra Norma reconocida por el programa GFSI.
- Una auditoría documentada del centro con un alcance que incluya la seguridad del producto, la trazabilidad, la revisión APPCC y las buenas prácticas de fabricación. Dicha auditoría tiene que haber sido realizada por un auditor competente y experto en la seguridad del producto.
3.5.4.3Cualquier proceso de fabricación o envasado subcontratado deberá:
- Mantener la trazabilidad del producto.
3.9 TRAZABILIDAD
3.9.1Para garantizar la trazabilidad se deberá asegurar la identificación de materias primas, incluyendo materiales de envasado primario y cualquier otro material de envasado relevante, productos auxiliares de elaboración, productos intermedios/semiprocesados, materiales parcialmente utilizados, productos terminados y materiales pendientes de ser investigados.
3.9.2La empresa deberá someter a prueba el sistema de trazabilidad en todos los grupos de productos a fin de garantizar que se puede determinar la trazabilidad desde las materias primas, incluyendo el envasado primario, hasta el producto terminado y viceversa, incluyendo la comprobación de cantidades o balance de masas. Esto deberá realizarse con una frecuencia predeterminada, como mínimo una vez al año, y los resultados deberán conservarse para su posterior inspección.

Se debe poder determinar la trazabilidad completa en un plazo máximo de 4 horas.

EJERCICIO DE TRAZABILIDAD
3.9.3La empresa deberá asegurarse de que sus proveedores de materias primas tengan un sistema de trazabilidad eficaz.
En el caso de que un proveedor haya sido aprobado en base a un cuestionario, en lugar de mediante certificación o auditoría; la verificación del sistema de trazabilidad de dicho proveedor deberá llevarse a cabo en cuanto se apruebe por primera vez y luego al menos cada 3 años. Esto puede lograrse mediante una prueba de trazabilidad.
En caso de recibir materia prima directamente de una explotación agrícola o piscícola, no será obligatorio realizar una verificación posterior del sistema de trazabilidad de las explotaciones.
3.9.4Deberá mantenerse la trazabilidad cuando se realicen operaciones de reprocesado.

 

En siguientes artículos ampliaremos información sobre las fases del Sistema de Trazabilidad pendientes y las cláusulas de IFS FOOD relacionadas.